Software colaborativo

	Son sistemas de cómputo que permiten a los usuarios del mismo trabajar en entornos comunes y virtuales, en los cuales comparten información y documentos entre si de manera ordenada y controlada.
	Permite a las empresas y personal de las mismas crear entornos de trabajo virtuales, en donde usuarios geográficamente separados puedan trabajar de manera conjunta a través de Internet.
	Entre los beneficios más obvios tenemos: Ahorro en tiempo, ya que no tiene que desplazarse físicamente su personal hasta una oficina en un lugar físico específico. Comunicación más estrecha entre los miembros del su equipo de trabajo. Mejor control de las actividades de cada miembro del equipo ya que se tienen evidencias por escrito de las actividades reportes, comentarios, etc. Los reportes de su personal que tiene que visitar a clientes pueden estar el mismo día en su sistema sin que el personal tenga que desplazarse físicamente hasta la oficina con una pérdida considerable de tiempo.

Sistemas Colaborativos:

Groupware & Workflow

A partir de la llegada de las computadoras personales al ambiente empresarial se inició una nueva revolución.

Uno de los cambios más drásticos fue el incremento en la velocidad de procesamiento de los

datos.

Dentro de este tipo de software se encuentra: el Groupware y el Workflow, ya que estas tecnologías son comúnmente utilizadas dentro del ámbito empresarial.

Groupware

El Groupware es un tipo de software colaborativo que ayuda a grupos de trabajo a realizar sus actividades a través de una red. Formalmente se puede definir al groupware de la siguiente manera:

"Sistemas basados en computadoras que apoyan a grupos de personas que trabajan en una tarea común y que proveen una interfaz para un ambiente compartido" -Dave Chaffney.

Las características más importantes de los groupware son:

· Proveer de un ambiente de colaboración, en el que realmente se perciba que el trabajo en grupo se lleva a cabo.

· Mantener la información en un solo sitio común para todos los miembros.

· Interactuar con otros usuarios, de forma escrita, voz o video.

Los groupware se pueden clasificar en base a: tiempo y espacio. En base al tiempo se clasifican en sincrónicos y asincrónicos; y en base al espacio, pueden estar en el mismo lugar o en forma distribuida. Las aplicaciones típicas de los groupware sincrónicos (los cuales soportan aplicaciones en tiempo real) son: pizarrones compartidos, teleconferencia, chat y sistemas de toma de decisiones. Algunos ejemplos de aplicaciones típicas de los groupware asincrónicos son: e-mail, newsgroups, calendarios y sistemas de escritura colaboracionales.

Pueden tomar decisiones sin importar la distancia entre cada miembro del equipo.

Es por esto que los groupware deben proporcionar tres funciones esenciales dentro de un grupo, llamadas las tres C's:

· La Comunicación, es la función más importante del groupware, ya que es el medio en que la información es compartida.

· La Colaboración, utilizada para unir la cooperación y resolver problemas de negocios o alguna actividad empresarial. Proporciona la ventaja de resolver problemas de las asambleas tradicionales como: lugar y tiempo para la realización de la misma o la disponibilidad de información. Además de mejorar la eficiencia en la toma de decisiones con la contribución de todos los miembros del grupo.

· La Coordinación, es la acción de asegurar que el equipo está trabajando eficientemente y en conjunto para alcanzar una meta. Esto incluye la distribución de tareas y revisión de su ejecución.

Workflow

Los Workflows son sistemas que ayudan a administrary automatizar procesos de negocios. Un workflow puede ser descrito como el flujo y control en un proceso de negocio.

La WfMC (Workflow Management Coalition) define a los workflows como:

"La automatización de un proceso de negocio, total o parcial, en la cual documentos, información o tareas son pasadas de un participante a otro a los efectos de su procesamiento, de acuerdo a un conjunto de reglas establecidas."

También definen lo que es un proceso de negocio:

"Es un conjunto de uno o más procedimientos o actividades directamente ligadas, que colectivamente realizan un objetivo del negocio, normalmente dentro del contexto de una estructura organizacional que define roles funcionales y relaciones entre los mismos."

Entre los ejemplos de proceso de negocios tenemos: procesamiento de órdenes, reportes de gastos, procedimientos de producción, etc.

Cabe mencionar que los workflows son sólo un camino para la información, para reducir tiempo, dinero y esfuerzo en la ejecución de un proceso de negocio.

Las funciones más comunes que proporcionan los workflows son:

· Asignación de tareas al personal.

· Aviso al personal de tareas pendientes.

· Permitir la colaboración en las tareas comunes.

· Optimización de recursos humanos y técnicos, alineándolos a la estrategia de la empresa.

· Automatización de las secuencias de los procesos de negocio y optimización de las mismas.

· Agilización de los procesos de negocio y como resultado un mejor servicio al cliente.

· Control y seguimiento de dichos procesos.

Como se mencionó anteriormente, un workflow es el control del flujo de información en un proceso de negocio. Para poder identificar cada elemento dentro de cada workflow se puede utilizar el modelo de componentes de proceso de negocio (BPCM, Bussines Process Component Model).

Bibliografía

CHAFFEY DAVE

1998 Groupware, Workflow and Intranets. Reengineering

the Enterprise with Collaborative Software.

Ed. Digital Press.

ALLEN ROB

2001 Workflow: An Introduction. Open Image Systems

Inc.

1998 Workflow and Internet: Catalysts for radical

change, WfMC white paper.

1995 Workflow Reference Model, WfMC white paper.

http://www.wfmc.org

Workflow Technology, GFi Fax & Voice Ltd. http://

www.gficomms.com

* G. Gerónimo,

** V. Canseco

* Profesor Investigador de la UTM

** Alumno de la carrera de Ingeniería en Computación de la UTM