Inicio del proyecto
En esta etapa se identifica el alcance de lo que
está considerado para el outsourcing, establece los criterios, las marcas
importantes iniciales y los factores para la toma de decisiones iniciales,
además se asignan los recursos para llevar a cabo el proyecto. Se entrega un
documento que establece el alcance del proyecto y las cuestiones
administrativas. Se decide examinar los beneficios estratégicos.
Evaluación
En esta fase se examina la factibilidad del proyecto
de outsourcing, se define el alcance y los límites del mismo e informa en qué
grado el proyecto satisfacerá los criterios establecidos. Participa por en esta
etapa un pequeño equipo encabezado por el patrocinador, en el que por lo menos
un gerente de una función que no se vea personalmente afectado por el resultado
de la evaluación decide si se debe o no llevar a cabo el proyecto.
Planeación detallada
Se selecciona a un contratista como resultado
del proceso de licitación, se identifica un proveedor de respaldo en caso de
que existiese alguna falla con el contratista seleccionado. En la contratación
se incluye a los asesores externos que participarán con el contratista
potencial y sus socios. En el contrato se estipula el objeto del servicio, la
duración y los criterios de evaluación de desempeño.
Transición
Se establecen los procedimientos para la
administración de la función subcontratada. Se transfiere la responsabilidad
formal de las operaciones en esa área, el personal y activos según el acuerdo.
En esta etapa participan el equipo central y el gerente de función que
previamente se encargaba de la actividad subcontratada, además de los recursos
humanos, usuarios, gerencias y personal del proveedor.
Evaluación periódica y administración del proyecto
En esta fase se revisa el contrato en forma
regular, comparándolo con los niveles de servicio acordados. Se plantean
negociaciones para tomar en cuenta cambios y requerimientos adicionales. En
ella participan el representante del contratista, el responsable de la función
del usuario, el encargado de la administración del contrato y del proveedor.
ASPECTOS A ANALIZAR AL PLANTEARSE UN
NEGOCIO DE OUTSOURCING
1.- Los costos. La regla es comparar los costos
de lo que se va a contratar con los costos de hacerlo nosotros mismos.
2.- Los antecedentes, referencias y experiencia
de la firma que se va a contratar.
3.- Conocer, en lo posible, el concepto de otra
empresa que haya realizado outsourcing en el área que pensamos contratar.
4.- Establecer la importancia del área o la
función que queremos contratar, si se considera de vital importancia para
nuestra empresa no debemos darla en outsourcing.
5.- Entregar la parte operacional de un área
(QUE HACER), dejando que las políticas y decisiones estratégicas (COMO HACER)
sigan siendo internas.
6.- Debe existir un estudio previo sobre la real
necesidad de traspasar a un tercero aquellos procesos de negocios o funciones
en que no tiene especialización, no forman parte de su foco de negocios, ni
puede demostrar un valor agregado cierto manteniéndolo interno. Algunos
ejemplos que permiten clarificar esta posición: son los servicios de seguridad,
casino, aseo, mercadeo, promotores, vendedores, recepcionistas, mensajeros,
cajeros (bancos, supermercados), programadores, analistas, operadores, soportes
de redes, más algunos servicios productivos, tales como: empaquetado, envasado,
mano de obra temporal nom especializada etc. Dependiendo de su foco de
negocios, las empresas requieren implantar y administrar al menos una de las
funciones aludidas, pero existe la alternativa de recurrir a empresas
especializadas, que en forma natural lo pueden hacer mejor, garantizando
innovación tecnológica dependiendo del servicio y a un costo menor, pues
acceden a economías de escala.
7.- Es necesario tener presente que al decidirse
por un servicio de outsourcing, no se está buscando sólo disminuir costos o
eludir obligaciones legales y tributarias, muy por el contrario,
se está eligiendo un socio estratégico, con
el cual debe existir un espíritu colaborativo, transparencia, confianza,
lealtad, permitiéndole que se inserte en la organización, de modo que comparta
los objetivos y ojalá sus ingresos estén indexados a los mismos logros.
8.- Desde el punto de vista legal se debe bien
sentadas las condiciones y las sanciones en caso de incumplimientos por parte
de la firma contratista.
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